Krajowy System e-Faktur, czyli w skrócie KSeF jest to ogólnopolski system teleinformatyczny, którego zadaniem jest wystawianie, przechowywanie oraz wysyłanie faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur). Jest to narzędzie tylko i wyłącznie dla Urzędu Skarbowego, które ma zapewnić efektywniejszą analizę i weryfikację dokumentów, a co za tym idzie uszczelnienie systemu podatkowego.
KSeF – od kiedy będzie obowiązywał?
System e-faktur nabiera rozpędu 1 grudnia. Ustawodawca przedstawił nowy projekt KSeF i od razu trafił do konsultacji społecznych, które mają potrwać do 23 grudnia 2022 roku. Założenie jest takie, iż ma on obowiązywać od 2024 roku zarówno sprzedawców, jak i nabywców.
Krajowy System e-Faktur – jak korzystać?
Do Krajowego Systemu e-Faktur należy się samodzielnie zgłosić, a następnie uzyskać uprawnienia, które będą niezbędne do korzystania z systemu. Co więcej, e-fakturę może wystawić jedynie osoba, która posiada Profil Zaufany lub Podpis Kwalifikowany oraz ma przydzielone stosowne uprawnienia, nadane przez zarząd, prezesa lub inną osobę.
Ustandaryzowana struktura będzie przekazywana do systemu KSeF w formacie XML (system ustrukturyzowany), w której na chwile obecną jest ok. 500 pozycji zarówno obowiązkowych, jak i dobrowolnych.
W systemie rządowym będzie można wystawiać, przetrzymywać (przez 10 lat), pobierać i archiwizować dokumenty sprzedaży, do których fiskus będzie miał dostęp przez całą dobę przez wszystkie dni w roku.
Raz wystawiona faktura w KSeF nigdy nie zostanie zagubiona — zawsze będzie możliwość ponownego pobrania jej z systemu. Dodatkowo pojawi się tam także propozycja faktury korygującej wystosowanej przez nabywcę. Jeśli sprzedawca zaakceptuję taką propozycję, zostanie ona uznana za fakturę korygującą odebraną. Do każdej poprawki trzeba będzie wystawiać fakturę korygującą, natomiast nie będzie możliwości anulowania faktury.
Numer identyfikacyjny z systemu KSeF
Należy pamiętać, iż w momencie wejścia w życie systemu KSeF zmienia się też prawo przedsiębiorców i sposób, w jaki będą oni przygotowywać przelewy do swoich dostawców.
Każda faktura przed wysłaniem do systemu KSeF zostanie zweryfikowana i walidowana. Jeśli system znajdzie błąd lub nieprawidłowe wypełnienie to odrzuci fakturę, którą następnie trzeba będzie wystawić ponownie. Dokument sprzedaży będzie uznany za prawidłowy dopiero w momencie, gdy trafi do systemu KSeF i tam zostanie mu nadany numer identyfikacyjny. Jeżeli system nie nada numeru, oznaczać to będzie, iż faktura nie została wystawiona w sposób prawidłowy i należy czynność tą wykonać ponownie.
Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż data wystawienia faktury w systemie KSeF będzie zarazem datą otrzymania jej przez przedsiębiorcę. Dodatkowo każdy przedsiębiorca będzie musiał zrewidować swój obecny system księgowy, w taki sposób, aby łączył się on z Krajowym Systemem e-Faktur i pobierał oraz wysyłał dokumenty do systemu.
Kto musi korzystać z KSeF?
Z tym obowiązkiem w pierwszej kolejności muszą zmierzyć się płatnicy podatku VAT świadczący usługi, jak i sprzedający swoje towary i materiały. Dodatkowo obowiązek ten będzie dotyczył także podatników, którzy wykonują transakcję WDT (czyli świadczą dostawę na rzecz kontrahenta zagranicznego).
Kto będzie zwolniony z KSeF?
Zwolnieni z obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz te podmioty, które są zarejestrowane tylko do VAT (nie mają stałego miejsca prowadzenia działalności). Będą oni mogli wystawiać fakturę w KSeF, ale tylko dobrowolnie.
Jak wystawić fakturę w razie awarii KSeF?
System KSeF tak jak każdy inny może ulec awarii (znamy to doskonale na przykładzie wielu aplikacji rządowych), jednak podatnik zobowiązany do jego używania, według dostępnych informacji, będzie o takich sytuacjach powiadamiany poprzez pojawiające się z wyprzedzeniem komunikaty Ministerstwa Finansów.
W trakcie awarii podatnik będzie mógł wystawiać fakturę poza KSeF-em (w swoim programie księgowym), jednak będzie ona musiała mieć formę ustandaryzowaną. Po przywróceniu systemu podatnik będzie miał 7 dni na umieszczenie wystawionej faktury w systemie KSeF. Należy tu pamiętać, iż w takich awaryjnych sytuacjach za datę wystawienia faktury nie będzie uważana data wysłania dokumentu do KSeF, a data wystawienia faktury.
Krajowy System e-Faktur a paragon z NIP
W roku 2024 nie będzie uznawany za fakturę paragon z NIP-em do kwoty 450 zł. Zostanie jedynie możliwość wystawienia faktury przy użyciu kasy rejestrującej w tradycyjny sposób.
Jakie sankcje za niestosowanie KSeF?
Sankcja za niestosowanie KSeF jest bardzo duża — do 100 % należności VAT. Dodatkowo kara grzywny, nakładana obligatoryjnie, nie może być mniejsza niż 1 tys. zł. Kara będzie nakładana decyzją i płatna bez wezwania w terminie 14 dni od daty doręczenia decyzji.
Jeśli faktura nie będzie zawierała podatku VAT, to sankcja wyniesie 18,7% należności ogółem, ale nie mniej niż 500 zł.
Sankcję będą nakładane po dniu 1 lipca 2024 roku.