Księgowość dla skupu płodów rolnych jest specyficzną dziedziną, która wiąże się z obsługą transakcji zakupu i sprzedaży produktów rolnych.
Tego rodzaju działalność wymaga uwzględnienia kilku specyficznych kwestii, które są związane z obrotem towarami rolnymi, ich przechowywaniem, obliczaniem należności oraz rozliczaniem podatków. Oto główne aspekty księgowości w tej branży:
1. Zakupy i sprzedaż płodów rolnych
Faktury zakupu i sprzedaży – Każda transakcja zakupu płodów rolnych musi być odpowiednio udokumentowana fakturą. W przypadku sprzedaży, firma również wystawia fakturę.
Księgowanie przychodów – Przychody ze sprzedaży płodów rolnych są zazwyczaj księgowane w momencie sprzedaży (faktura sprzedaży).
Koszty zakupu – Wydatki związane z zakupem płodów rolnych są traktowane jako koszty działalności, które trzeba odpowiednio zarejestrować w księgach rachunkowych. Zakupy możemy dokonywać zarówno od rolników ryczałtowych jak i gospodarstw rolnych .
2. Podatek VAT
Stawki VAT – Płody rolne mogą być objęte preferencyjnymi stawkami VAT (w Polsce np. 5% dla niektórych produktów rolnych). Księgowość musi odpowiednio klasyfikować towary, aby stosować właściwą stawkę VAT.
Odliczenia VAT – Firmy mogą odliczać VAT od zakupów związanych z działalnością (np. zakup narzędzi, maszyn, paliwa), co musi być odpowiednio dokumentowane.
3. Rejestracja transakcji z rolnikami
Skup płodów rolnych często odbywa się z rolnikami, którzy nie prowadzą pełnej księgowości. W takich przypadkach obowiązkiem skupu jest potwierdzenie transakcji za pomocą odpowiednich dokumentów (np. umowy, dowody zakupu, faktury, oświadczenia). Skup płodów rolnych dokonujemy zarówno od rolników ryczałtowych, jak i od gospodarstw rolnych. Należy pamiętać, że fa dla rolników ryczałtowych wystawia właściciel skupu.
Stawka vat na fa rr na chwilę obecnej wynosi 7 %, natomiast stawka vat na fa od gospodarstw rolnych zarejestrowanych do vat wynosi w większości 8 % . Przy transakcjach z rolnikami i gospodarstwami rolnymi należy pamiętać o Funduszu Promocji produktów rolno spożywczych.
4. Rozliczenia z rolnikami
W zależności od ustaleń z rolnikami transakcje mogą obejmować zaliczki lub płatności terminowe. W takich przypadkach należy odpowiednio ewidencjonować każdą formę płatności i przypisać ją do odpowiednich transakcji. W przypadku płatności gotówkowych dokonywanych za fa rr musimy się liczyć z faktem, iż vat zwarty na w/w fa nie będzie rozliczony w deklaracji vat po stronie zakupu.
5. Przechowywanie i transport płodów rolnych
Koszty związane z przechowywaniem płodów rolnych, ich transportem do punktu skupu oraz ewentualnymi stratami w czasie przechowywania także muszą być odpowiednio zaksięgowane jako koszty działalności.
W przypadku, gdy płody rolne są przechowywane w chłodniach lub magazynach, koszt wynajmu przestrzeni oraz związane z tym usługi (np. chłodzenie, ochrona) są elementami, które muszą być uwzględnione w rozliczeniach. W niektórych przypadkach rolnicy muszą wprowadzić u siebie w gospodarstwie minimalne wymogi sanitarne
6. Magazynowanie płodów rolnych
Prowadzenie magazynu wiąże się z koniecznością zarządzania zapasami, które muszą być regularnie inwentaryzowane. Również straty związane z przeterminowaniem lub zepsuciem towaru (w zależności od rodzaju płodów, ) powinny być odpowiednio odzwierciedlone w księgowości. Ubytki mogą być zawinione i niezawinione. Ubytki mogą powstawać np. w wyniku suszenia zboża .
Wartości zapasów (np. płody rolne w magazynach) muszą być określane zgodnie z metodami wyceny zapasów (np. FIFO, LIFO, średnia ważona oraz w formie spisu z natury na koniec każdego miesiąca , jeśli mówimy o pełnej księgowości lub raz w roku w przypadku KPIR).
7. Przestrzeganie regulacji prawnych
Księgowość skupu płodów rolnych musi uwzględniać przepisy dotyczące obrotu towarami rolnymi, normy jakościowe oraz wszelkie regulacje dotyczące rolnictwa, które mogą wpływać na sposób dokumentowania transakcji.
W przypadku eksportu płodów rolnych, księgowość musi uwzględniać regulacje celne i dokumentację eksportową, np. faktury eksportowe.
8. Raportowanie i bilans
Skup płodów rolnych musi regularnie przygotowywać raporty finansowe, które przedstawiają całościowy obraz działalności firmy. Zwykle obejmują one bilans, rachunek zysków i strat oraz sprawozdania podatkowe dla skupów rozliczających się na pełnej księgowości. Jeśli skup rozlicza się na książce przychodów i rozchodów to na koniec rok sporządzamy spis z natury i zeznanie podatkowe.
Właściciele skupu muszą także monitorować należności i zobowiązania związane z transakcjami, aby uniknąć zaległości w płatnościach.
9. Rozliczenia z ZUS i US
Prowadzenie działalności związanej z handlem płodami rolnymi wiąże się także z obowiązkiem rozliczenia składek na ubezpieczenie społeczne (ZUS) oraz z podatkami dochodowymi (PIT, CIT), a także z obowiązkiem składania deklaracji VAT oraz w niektórych przypadkach deklaracji UE
10. Specyfika sezonowości
Prowadząc skup płodów rolnych musz uwzględniać sezonowość płodów rolnych – w zależności od pory roku, ceny i dostępność towarów mogą się zmieniać, co wpływa na obroty firmy. Ponadto może to oznaczać konieczność zatrudniania pracowników sezonowych, co również należy odpowiednio księgować.
Księgowość w tym zakresie wymaga zatem precyzyjnego śledzenia transakcji, przestrzegania przepisów podatkowych, a także efektywnego zarządzania zapasami i płatnościami.