Najdroższe błędy w spółce z o.o. mogą kosztować przedsiębiorców ogromne pieniądze. Jeden z moich klientów przekonał się o tym bardzo boleśnie, ponieważ jeden błąd kosztował go ponad 50 tysięcy złotych.
Co najgorsze, był przekonany, że w jego spółce wszystko działa prawidłowo. Problem polega jednak na tym, że dokładnie ten sam błąd popełnia ogromna liczba właścicieli spółek z o.o.
Co dokładnie się wydarzyło? Klient przez ponad rok wypłacał sobie pieniądze ze spółki. Każdy przelew opisywał jako „zwrot kosztów”. Środki trafiały oczywiście na jego prywatne konto. Był jednocześnie prezesem i udziałowcem spółki. W przelewach nie wskazywano jednak żadnej konkretnej podstawy prawnej.
Na pierwszy rzut oka wszystko wyglądało poprawnie. W księgowości dokumenty się zgadzały, faktury rzeczywiście były opłacane jego prywatnymi pieniędzmi, kartą lub gotówką. Następnie klient zwracał sobie te środki ze spółki. Problem pojawił się dopiero wtedy, gdy sprawą zainteresował się Urząd Skarbowy.
Jak Urząd Skarbowy wykrywa nieprawidłowe przelewy w spółce?
Urząd podczas analizy przepływów bankowych oraz plików JPK zakwestionował te przelewy jako ukrytą dywidendę. Dla urzędników wyglądało to jak wypłacanie pieniędzy bez odpowiedniego opodatkowania. Najważniejszy dla urzędu jest zawsze dokument i konkretna podstawa prawna, a tutaj teoretycznie urząd ich nie widział. Rozpoczęły się czynności sprawdzające i klient zadał najważniejsze pytanie: skąd urząd o tym wiedział? Odpowiedź jest bardzo prosta — urząd analizuje przepływy finansowe oraz dane przesyłane przez przedsiębiorców. Dziś takie informacje są bardzo łatwe do wychwycenia.
Kto odpowiada za kontrolę przepływów finansowych w spółce?
W wielu spółkach wygląda to podobnie. Księgowa zajmuje się księgowaniem dokumentów, właściciel prowadzi biznes, ale często nikt dodatkowo nie analizuje rozrachunków i przepływów finansowych. W praktyce pojawia się chaos kompetencyjny. Klient uważa, że księgowa powinna to kontrolować, a księgowa twierdzi, że nie należy to do jej obowiązków. I często rzeczywiście tak jest. Standardowa obsługa księgowa nie zawsze obejmuje analizę przepływów finansowych czy doradztwo podatkowe. Bardzo często są to dodatkowe usługi, za które biura rachunkowe pobierają osobne wynagrodzenie. Koszt takiej usługi zależy zazwyczaj od liczby przelewów i ilości pracy potrzebnej do analizy.
Problem polega jednak na tym, że przedsiębiorca bardzo często ufa, że skoro płaci podatki i ma księgową, to wszystko jest w porządku. Tymczasem odpowiedzialność za kontrolę przepływów finansowych w spółce najczęściej spoczywa na zarządzie. Oczywiście zarząd może upoważnić księgową lub doradcę podatkowego do takiej kontroli, ale wtedy musi istnieć jasny zakres obowiązków i pełne zaufanie. Najważniejsze jest to, aby ktoś faktycznie panował nad sposobem wypłat pieniędzy, podatkami i ryzykiem podatkowym.
Dlaczego brak dokumentacji może kosztować dziesiątki tysięcy złotych?
W praktyce istnieją dwa rozwiązania. Pierwsze polega na tym, że właściciel sam kontroluje wszystko, co dzieje się w spółce. Problem w tym, że przedsiębiorcy zazwyczaj nie mają na to czasu, a przepisy podatkowe zmieniają się bardzo szybko i są coraz bardziej skomplikowane. Drugim rozwiązaniem jest przekazanie kontroli nad przepływami finansowymi biuru rachunkowemu lub doradcy podatkowemu. Wtedy każda wypłata jest odpowiednio opisana, posiada podstawę prawną i dokumentację wskazującą, czego dokładnie dotyczy. Trzeba powiedzieć to wprost — urząd widzi przepływy finansowe. Analizowane są wyciągi bankowe i dane z systemów księgowych.
Jak uporządkować spółkę i uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym?
W przypadku naszego klienta skierowaliśmy go do prawnika specjalizującego się w prawie podatkowym. Po dwóch latach walki sprawę udało się wygrać i obronić wszystkie rozliczenia. Jednak sama sytuacja pokazała, jak duże ryzyko może powstać przez brak odpowiednich procedur. Największym problemem był brak strategii wypłat pieniędzy ze spółki. Nikt wcześniej nie ustalił z klientem, w jaki sposób powinien zwracać sobie środki za wydatki opłacane prywatnymi pieniędzmi. Brakowało odpowiedniej dokumentacji, kontroli nad przepływami i jasnych zasad.
Po rozpoczęciu współpracy uporządkowaliśmy wszystkie przepływy oraz wydatki z ostatnich dwunastu miesięcy. Przeanalizowaliśmy każdą kategorię kosztów, uporządkowaliśmy wypłaty i wdrożyliśmy wynagrodzenie członka zarządu, ponieważ prezes również musi legalnie otrzymywać środki do życia. Po zakończeniu roku podatkowego ustalaliśmy także, czy spółka wypłaca dywidendę, czy pozostawia środki na dalszy rozwój. Wprowadziliśmy jasne zasady opisywania przelewów oraz obowiązek wskazywania podstawy każdego zwrotu kosztów.
Dzisiaj klient do każdej wypłaty musi posiadać dokument — umowę, uchwałę lub inną podstawę potwierdzającą zasadność przelewu. Dodatkowo wdrożyliśmy regularną kontrolę. Raz w miesiącu klient otrzymuje nie tylko informację o wysokości podatków, ale także raport dotyczący brakujących dokumentów, nieprzekazanych faktur i potencjalnych ryzyk. Efekt jest bardzo dobry. Dziś firma działa bez chaosu, wszystkie rozliczenia są uporządkowane, ryzyko kontroli zostało znacząco ograniczone, a klient nie przepłaca podatków, ponieważ wszystkie koszty są prawidłowo ujęte w księgach. Co najważniejsze — właściciel w końcu dokładnie wie, co dzieje się na rachunku bankowym jego spółki.
W wielu małych spółkach nadal nie ma osoby, która realnie kontroluje przepływy finansowe i analizuje wszystkie wydatki. Dlatego warto zastanowić się, kto odpowiada za ten obszar, ponieważ podczas kontroli może okazać się to bardzo kosztowne. Jeżeli masz wątpliwości, nie jesteś pewny, czy prawidłowo wypłacasz pieniądze ze spółki albo obawiasz się ryzyka ukrytej dywidendy, warto przeprowadzić analizę swoich rozrachunków i przepływów finansowych. Błędy w spółce z o.o. często nie bolą od razu. Problem pojawia się dopiero po czasie — a wtedy konsekwencje mogą kosztować przedsiębiorcę dziesiątki tysięcy złotych.
Masz wątpliwości? Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Omega
Jeżeli nie masz pewności, czy prawidłowo wypłacasz pieniądze ze spółki, obawiasz się ryzyka ukrytej dywidendy albo po prostu chcesz sprawdzić, czy w twojej firmie wszystko jest dobrze poukładane — warto działać zanim pojawi się kontrola. W Biurze Rachunkowym Omega pomagamy przedsiębiorcom analizować przepływy finansowe, porządkować rozrachunki oraz wdrażać bezpieczne rozwiązania dla spółek z o.o. Sprawdzimy, gdzie pojawia się ryzyko, które przelewy mogą budzić wątpliwości oraz co warto poprawić, aby uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym.
Czasami jeden niepozorny błąd może kosztować firmę dziesiątki tysięcy złotych. Dlatego lepiej przeanalizować wszystko wcześniej i mieć pewność, że twoja spółka działa bezpiecznie. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Omega i sprawdź, czy w twojej firmie nie ma ukrytych problemów, które mogą wyjść dopiero podczas kontroli.
Biuro Rachunkowe Omega – Aneta Patuła
🌐 https://biuro-rachunkowe-omega.pl/
📧 biurorachunkoweomega@wp.pl
📞 +48 571 025 121
📍 Tarnów
