Spotkaliśmy się kiedyś z klientem, który był przekonany, że jego księgowość działa perfekcyjnie. Firma rosła, sprzedaż była wysoka, a pieniądze regularnie wpływały na konto. Wszystko wyglądało dobrze — przynajmniej do momentu, gdy przeprowadziliśmy dokładną analizę księgową. Wtedy okazało się, że wyniki finansowe firmy nie odzwierciedlają rzeczywistej sytuacji.
5 sygnałów może oznaczać poważne problemy w księgowości
Problemem nie był jeden błąd, ale wiele zaniedbań, które narastały miesiącami, a w tym przypadku nawet przez trzy lata. Jeśli prowadzisz spółkę z o.o., warto zwrócić uwagę na kilka bardzo konkretnych sygnałów ostrzegawczych. Nawet dwa z nich mogą oznaczać, że Twoja księgowość wymaga kontroli lub pełnego audytu.
Do naszego biura zgłosiła się spółka handlowa. Firma dynamicznie się rozwijała, sprzedaż rosła, a środki na koncie się zgadzały. Kiedy jednak zaczęliśmy analizować księgi rachunkowe, szybko okazało się, że właściciel widział zupełnie inny obraz firmy niż ten, który wynikał z dokumentów księgowych.
Problem 1 – Brak kontroli nad rozrachunkami
Pierwszym problemem były rozrachunki. W praktyce nie były one w ogóle kontrolowane. Zarówno należności, jak i zobowiązania trafiały „do jednego worka”, a część z nich nie była rozliczana nawet przez rok. Właściciel firmy nie wiedział, które faktury zostały opłacone, kto zalega z płatnościami ani jakie zobowiązania sam powinien uregulować. O niezapłaconych fakturach dowiadywał się dopiero wtedy, gdy urząd nakazywał zastosowanie ulgi za złe długi. W księgach istniały zapisy, ale nikt ich realnie nie weryfikował.
Problem 2 – Brak faktur kosztowych
Kolejnym sygnałem ostrzegawczym był brak dokumentów kosztowych. Klient regularnie gubił paragony i faktury — szczególnie te związane z przejazdami czy opłatami drogowymi. Część dokumentów zostawała w samochodzie, część w kurtce, a ponieważ księgowość się o nie nie upominała, przedsiębiorca zakładał, że wszystko jest w porządku.
Problem 3 – Brak dowodów opłat skarbowych
Brakowało również potwierdzeń opłat skarbowych, przez co część kosztów w ogóle nie została ujęta w księgach. Problem polegał na tym, że właściciel firmy był przekonany, iż skoro księgowa nie wymaga dokumentów, to nie są one potrzebne. W praktyce oznaczało to wyższy podatek i niepełną dokumentację firmy.
Problem 4 – Nieprawidłowe stany magazynowe i brak inwentaryzacji
Jednym z najtrudniejszych problemów okazał się magazyn. Firma posiadała system magazynowy, ale dane w systemie nie miały nic wspólnego z rzeczywistością. Stany magazynowe były nieaktualne, a inwentaryzacja nie była przeprowadzana od kilku lat.
W efekcie wynik finansowy firmy był zaburzony i oparty na błędnych danych. Nikt nie kontrolował, ile towaru jest pełnowartościowe, a ile uszkodzone lub niesprzedawalne. W księgach magazyn wyglądał poprawnie, jednak rzeczywisty stan towarów był zupełnie inny.
Musieliśmy przeprowadzić pełną analizę magazynu, wykonać odpisy oraz oddzielić towary pełnowartościowe od tych, które utraciły wartość. To bardzo niebezpieczna sytuacja, ponieważ brak realnej kontroli nad magazynem całkowicie zniekształca obraz firmy i jej rzeczywistych wyników finansowych.
Problem 5 – Brak realnej kontroli nad tym, ile firma naprawdę zarabia
Kolejny problem dotyczył kontroli nad wynikiem finansowym. Klient teoretycznie znał swoje wyniki, ale w praktyce nie wiedział, ile naprawdę zarabia. Dane, które otrzymywał, były zaburzone między innymi przez nieprawidłowe stany magazynowe i brak kontroli nad rozrachunkami.
Po przeprowadzeniu audytu uporządkowaliśmy należności i zobowiązania, dzięki czemu skończyły się problemy z ulgą za złe długi. Klient uzupełnił brakujące dokumenty kosztowe, a także odzyskał kontrolę nad magazynem. Wprowadziliśmy realne stany magazynowe, usunęliśmy fikcyjne zapisy i wdrożyliśmy regularną, miesięczną kontrolę wybranych składników magazynu.
Dzięki temu właściciel firmy w końcu zaczął widzieć rzeczywisty wynik finansowy swojej spółki i podejmować decyzje na podstawie realnych danych, a nie błędnych zapisów księgowych.
Czy Twoja spółka potrzebuje audytu księgowości?
Jeśli w Twojej spółce występuje choć jeden z tych problemów, potraktuj to jako sygnał ostrzegawczy. Czasami wystarczy uporządkowanie dokumentów lub magazynu, ale bardzo często potrzebny jest pełny audyt księgowości. To proces wymagający czasu i zaangażowania, dlatego wielu przedsiębiorców potrzebuje wsparcia księgowej lub doradcy podatkowego.
Najgorsze, co można zrobić, to ignorować problem i zakładać, że „jakoś to będzie”. W księgowości błędy potrafią narastać latami, a ich konsekwencje mogą kosztować firmę bardzo dużo pieniędzy.
Potrzebujesz kontroli księgowości w swojej spółce z o.o.?
Jeśli zauważasz u siebie choć jeden z tych problemów, nie czekaj, aż urząd skarbowy lub błędne dane finansowe doprowadzą do poważnych konsekwencji. Często przedsiębiorcy przez lata żyją w przekonaniu, że wszystko działa poprawnie — aż pojawia się kontrola, zaległości lub problem z płynnością finansową.
W Biurze Rachunkowym Omega pomagamy przedsiębiorcom odzyskać kontrolę nad księgowością, magazynem, rozrachunkami i realnym wynikiem finansowym firmy. Analizujemy dokumentację, wykrywamy błędy i pomagamy uporządkować procesy, zanim problemy zaczną kosztować firmę realne pieniądze.
Skontaktuj się z nami i sprawdź, czy Twoja spółka naprawdę działa bezpiecznie.
Biuro Rachunkowe Omega – Aneta Patuła
🌐 Biuro Rachunkowe Omega
📧 biurorachunkoweomega@wp.pl
📞 +48 571 025 121
📍 Tarnów
