Dlaczego wielu przedsiębiorców popełnia błąd, nie zlecając wewnętrznej analizy swojej księgowości i rentowności firmie zewnętrznej lub specjaliście? To pytanie pojawia się bardzo często, zwłaszcza wtedy, gdy problemy zaczynają być już realne, a nie tylko potencjalne. Audyt wewnętrzny w firmie – dlaczego warto go zrobić zanim zrobi to urząd?
Chcę opowiedzieć historię jednego spotkania z przedsiębiorcą, który prowadzi działalność handlowo-produkcyjną. Firma na pierwszy rzut oka wyglądała bardzo dobrze – generowała przychody i osiągała zyski. Problem pojawiał się jednak gdzie indziej – w bardzo wysokich podatkach, które zaczęły mocno obciążać finansowo całe przedsiębiorstwo. Dotychczasowy księgowy zalecał zwiększanie kosztów, więc właściciel zdecydował się na kredyty i leasingi. W teorii miało to poprawić sytuację podatkową. W praktyce doprowadziło do zadyszki finansowej.
Pierwsza analiza i decyzja o zmianach
Po przeanalizowaniu dokumentów zaprosiłam do współpracy doradcę podatkowego oraz firmę specjalizującą się w uldze badawczo-rozwojowej. W przypadku działalności produkcyjnej takie rozwiązanie może mieć ogromny potencjał. Dlaczego? Ponieważ ulga B+R pozwala w praktyce zwiększyć koszty podatkowe nawet dwukrotnie, co realnie obniża podatek dochodowy. Po konsultacjach okazało się, że firma rzeczywiście może z tego skorzystać, więc rozpoczęliśmy działania.
Problem, który wychodzi dopiero w trakcie audytu
Na tym etapie pojawił się poważny problem. Księga przychodów i rozchodów była prowadzona w sposób chaotyczny. Właściciel nie był w stanie określić, czy firma faktycznie zarabia, ani które produkty generują zysk, a które straty. To klasyczna sytuacja – firma działa, sprzedaje, generuje obrót, ale nie ma realnej kontroli nad rentownością. Doradca podatkowy zalecił wdrożenie programu magazynowego, który miał uporządkować gospodarkę magazynową i dać realne dane do analizy.
Trudny początek zmian
Pierwsze tygodnie nie były łatwe. Pracownicy mieli problem z wdrożeniem nowych rozwiązań. Osoby w biurze nie czuły się pewnie w nowym systemie, a magazynier obawiał się zmian i większej kontroli. Po pierwszym tygodniu przeprowadziliśmy inwentaryzację. Wyniki nie były idealne, ale dały pierwszy obraz sytuacji i pokazały, gdzie są największe problemy. W drugim tygodniu zaczęliśmy je systematycznie eliminować.
Budowa wewnętrznej księgowości
Widząc pierwsze efekty, właściciel zdecydował się na kolejny krok – stworzenie wewnętrznego działu księgowości. To duże wyzwanie, szczególnie w firmie, która nie ma przygotowanego zespołu ani procedur. Na początku były tylko dwie osoby: jedna odpowiedzialna za fakturowanie, druga za magazyn. Brakowało wiedzy, przeszkolenia i uporządkowanych procesów. Rozpoczęliśmy od znalezienia odpowiedniej księgowej, która podjęła się budowy wewnętrznej księgowości od podstaw. Jednocześnie firma nadal współpracowała z zewnętrznym biurem rachunkowym.
Błędy, które kosztują realne pieniądze
W trakcie dalszych analiz, razem z doradcą podatkowym, poprosiliśmy o ewidencję środków trwałych. Wtedy wyszło na jaw coś bardzo istotnego. Firma przez pięć lat nie korzystała z możliwości jednorazowej amortyzacji środków trwałych, mimo że miała do tego pełne prawo jako mały podmiot i dokonywała licznych zakupów maszyn oraz urządzeń. Doradca podatkowy zareagował natychmiast i złożył wniosek o jednorazową amortyzację. Efekt był natychmiastowy – przez kolejne trzy miesiące firma nie zapłaciła ani złotówki podatku dochodowego. Dla przedsiębiorstwa był to ogromny oddech finansowy.
Efekty po trzech miesiącach pracy
Równolegle trwało porządkowanie gospodarki magazynowej i procesów wewnętrznych. Po trzech miesiącach pojawiły się konkretne efekty. Firma zaczęła realnie rozliczać produkcję. Wiadomo było, ile kosztuje wytworzenie konkretnego produktu. Właściciel zobaczył, które towary przynoszą zysk, a które są jedynie obciążeniem. To moment przełomowy w każdej firmie.
Na podstawie tych danych można podejmować świadome decyzje biznesowe. Można eliminować nierentowne produkty albo optymalizować procesy tak, aby zaczęły przynosić zysk. I właśnie to jest kluczowa wartość audytu wewnętrznego. Nie chodzi tylko o księgowość. Chodzi o kontrolę nad firmą, świadomość finansową i możliwość podejmowania decyzji na podstawie danych, a nie intuicji. Bo jeśli Ty tego nie sprawdzisz… prędzej czy później zrobi to urząd.
Umów się na konsultację – zanim będzie za późno
Jeśli masz wrażenie, że Twoja firma „jakoś działa”, ale nie masz pełnej kontroli nad finansami, kosztami i realną rentownością – to jest dokładnie ten moment, w którym warto działać. Nie czekaj na kontrolę z urzędu ani na problemy z płynnością.
Umów się na konsultację, podczas której przeanalizujemy Twoją sytuację i pokażemy Ci konkretne obszary do poprawy – bez teorii, za to z realnym planem działania.
📞 Zadzwoń: +48 571 025 121
📩 Napisz: biurorachunkoweomega@wp.pl
Zrób porządek w firmie zanim ktoś zrobi to za Ciebie.
