Od 1 stycznia 2026 roku zmienią się zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, czyli tak zwanej KPiR. Najważniejszą zmianą będzie to, że księgę trzeba będzie prowadzić głównie w programie komputerowym, a nie w formie papierowej.
W tym materiale wyjaśniam prostym językiem, jaka forma prowadzenia księgi będzie obowiązkowa, kto nadal będzie mógł prowadzić ją na papierze, gdzie należy przechowywać dokumenty oraz w jaki sposób poprawiać błędy w księdze.
Jak wygląda prowadzenie KPiR do końca 2025 roku
Do 31 grudnia 2025 roku podstawową formą prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest forma papierowa. Oczywiście wielu przedsiębiorców już teraz korzysta z programów księgowych i prowadzi księgę elektronicznie, jednak nie jest to obowiązkowe. Oznacza to, że przedsiębiorca może prowadzić księgę zarówno w zeszycie lub wydrukowanej tabeli, jak i w systemie komputerowym. Od 2026 roku sytuacja jednak się zmieni.
PKPiR od 2026 roku – księga w programie komputerowym
Od 1 stycznia 2026 roku zasadą będzie prowadzenie KPiR przy użyciu programu komputerowego. W praktyce oznacza to, że większość przedsiębiorców będzie musiała prowadzić księgę w formie elektronicznej. Jest to kolejny krok w kierunku cyfryzacji systemu podatkowego. Co istotne, nowe przepisy nie określają szczegółowo, jakie wymagania musi spełniać program komputerowy, dlatego przedsiębiorcy będą mogli korzystać z różnych systemów księgowych, o ile pozwalają one prawidłowo prowadzić księgę.
Kto będzie mógł prowadzić księgę w formie papierowej?
Mimo wprowadzonych zmian niektóre osoby nadal będą mogły prowadzić KPiR w formie papierowej. Dotyczy to przede wszystkim osób prowadzących działalność na podstawie umów agencyjnych, osób wykonujących działalność na warunkach umowy zlecenia oraz duchownych, którzy zrezygnowali z opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego. Dla większości przedsiębiorców jednak forma elektroniczna stanie się standardem.
Gdzie przechowywać księgę i dokumenty?
Do końca 2025 roku przepisy jasno określają, gdzie powinna znajdować się księga oraz dokumenty księgowe. Muszą one być przechowywane w miejscu prowadzenia działalności, w siedzibie firmy albo w biurze rachunkowym, jeśli to ono prowadzi księgowość. Nowe rozporządzenie nie zawiera już szczegółowych przepisów w tym zakresie. Obowiązek przechowywania dokumentów nadal jednak wynika z Ordynacji podatkowej, dlatego przedsiębiorcy muszą przechowywać księgi i dokumenty w odpowiedni sposób.
Język i waluta zapisów
Jedna kwestia pozostaje bez zmian. Zapisy w podatkowej księdze przychodów i rozchodów nadal muszą być prowadzone w języku polskim oraz w walucie polskiej. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców prowadzących PKPiR.
Poprawianie błędów w księdze
W każdej księdze mogą pojawić się błędy, dlatego przepisy określają również sposób ich poprawiania. Błąd można poprawić na dwa sposoby. Pierwszy polega na wpisaniu nowej, prawidłowej treści zapisu. W przypadku księgi prowadzonej w formie papierowej należy skreślić błędny zapis, wpisać poprawną treść, zachować czytelność poprzedniego zapisu oraz podpisać poprawkę i podać datę jej dokonania. Drugi sposób polega na wprowadzeniu odpowiedniego dokumentu korygującego. Jeżeli zapis zmniejsza przychód lub koszt, można go oznaczyć znakiem minus albo kolorem czerwonym.
Czy zasada staranności nadal obowiązuje?
W poprzednich przepisach znajdował się zapis mówiący, że księga powinna być prowadzona starannie, czytelnie i trwale. W nowym rozporządzeniu zapis ten nie pojawia się wprost, jednak w praktyce zasada ta nadal obowiązuje. Oznacza to, że księga musi być prowadzona rzetelnie i zgodnie z rzeczywistością.
Podsumowanie. PKPiR od 2026 roku
Podsumowując, od 1 stycznia 2026 roku PKPiR będzie prowadzona głównie w programie komputerowym, tylko niektóre osoby będą mogły prowadzić księgę w formie papierowej, zapisy nadal muszą być prowadzone po polsku i w złotówkach, a błędy należy poprawiać zgodnie z określonymi zasadami. Jeśli prowadzisz firmę lub planujesz działalność gospodarczą, warto śledzić takie zmiany w przepisach. Każda decyzja podatkowa ma znaczenie. Zarezerwuj bezpłatną konsultację w Omega Aneta Patuła i podejmuj decyzje na podstawie faktów, nie domysłów.
