Współpraca z biurem rachunkowym to jeden z filarów bezpiecznego prowadzenia firmy.

2. Brak aktualnej wiedzy i nieprzygotowanie do zmian w przepisach

 W momencie uwolnienia zawodu księgowego każdy może założyć biuro rachunkowe i świadczy usługi księgowe. Osoby takie często zatrzymały się na wiedzy sprzed kilku lat, nie uzupełniają swojej wiedzy, nie znają najnowszych interpretacji podatkowych.  Szkolenia dla księgowej to chleb powszedni ponieważ nasi ustawodawcy bardzo często zmieniają ustawy a czas jaki mamy na ich wprowadzenie jest czasem bardo krótki .

Przykładem , że prawo  podatkowe w Polsce zmienia się bardzo dynamicznie jest ustawa o KSeF. Jeśli Twoje biuro nie informuje Cię z wyprzedzeniem o nowych obowiązkach (np. KSeF), nie proponuje rozwiązań ani nie szkoli w tym zakresie – to dowód, że nie nadąża za realiami rynku.

3. Utrudniona komunikacja i brak partnerskiego podejścia

Jeśli na odpowiedź musisz czekać tygodniami, a kontakt ogranicza się do lakonicznych wiadomości, to jasny sygnał, że coś jest nie tak. Równie niepokojące jest poczucie, że biuro traktuje Cię jak tylko płatnika usług nie partnera w biznesie.
 Profesjonalny księgowy powinien być dostępny, tłumaczyć przepisy i wspierać w kryzysowych momentach. Księgowy powinien zrozumieć specyfikę firmy  oraz przedmiot działalności za jaki odpowiada. Powinien znać i rozumieć  braże która obsługuje. Nie jest to wymóg formalny jednak doświadczenie zdobywa się latami. Niezmiernie ważna cechą księgowej jest również łatwość nawiązywania kontaktów i łatwość prowadzenia rozmów.  Lepiej są poszczególniane księgowe które w sposób kulturalny prowadzą prowadzić rozmowę z urzędnikiem skarbowym a nie kłócić się z urzędnikiem , na spory  zawsze jest czas ale można to zrobić w sposób kulturalny.

4. Niejasne zasady współpracy i ukryte koszty

Niepokój powinien budzić brak transparentności w rozliczeniach np. brak umowy lub brak jasnej informacji co jest  zawarte w ofercie standardowej a co jest opcją dodatkowa płatna.  Musisz jednak pamiętać, ze jeśli zlecasz pracę dodatkową poza umowa np. sporządzenie dokumentów do banku lub bilansu do leasingu to biuro może doliczyć Ci opłatę  dodatkową.  Katalog opłat dodatkowych w niektórych biurach jest bardzo  szeroki np. masz tylko prawo do 3 telefonów w miesiącu. Biura często naliczają dodatkowe opłaty  za nieterminowe dostarczanie dokumentów do biura rachunkowego lub usługi na cito. Dlatego sprawdzaj dokładnie co masz w pakiecie  standardowy co jest usługą dodatkową. Jeśli nie wiesz dokładnie, ile i za co płacisz, Twoje zaufanie do biura jest już nadwyrężone.

5. Brak wsparcia w rozwoju firmy

 Jeśli Twój biznes rośnie w sposób kontrolowany, budujesz  w firmie strukturę , zwiększasz zatrudnienie, zastanawiasz się np. nad przekształceniem jdg w spółkę zoo a twój księgowy nie prowadzi spółek z oo , spółek komandytowych to może warto umówić się na spotkanie z kimś to przeanalizuje Twoją sytuację i wspólnie zastawicie się jak zmienić osobowość prawna aby zminimalizować podatki.  W dzisiejszych czasach dobry księgowy nie tylko rozlicza, ale również doradza ,jak zoptymalizować podatki, czy  i jak zmienić formę opodatkowania lub z jak skorzystać z dotacji lub ulg.

Jeśli Twoje biuro ogranicza się wyłącznie do „wprowadzania danych”, a nie pomaga Ci podejmować decyzji strategicznych, to znak, że nie rośnie razem z Twoją firmą.

6. Brak elastyczności i nowoczesnych narzędzi

  Wiele firm nie ma czasu na dostarczanie dokumentów osobiście lub w ściśle wynaczynionych godzinach 7-15,00. Dziś liczy się szybki dostęp do informacji finansowych. Jeśli Twoje biuro nie ma narzędzi abyś mógł elektronicznie dostarczać dokumenty lub szybko wyszukać informację które Cię interesują np. czy dana fa jest zaksięgowana to oznaki , ze biuro jest prowadzone w sposób tradycyjny oparte tylko na papierze. Musisz jednak pamiętać , że w monecie wejścia systemu KsEF już zostanie tylko obieg elektroniczny. Czy Twoje biuro  ma Ci do zaproponowania jakieś rozwiązanie tego tematu.

Wymóg osobistego dostarczania papierowych dokumentów, brak dostępu online do rozliczeń czy nieprzejrzysty obieg dokumentów to oznaki przestarzałego modelu pracy, który za chwilę zostanie wyparty.
 Dziś standardem jest cyfrowa księgowość – biuro, które nie nadąża technologicznie, ogranicza Twój biznes zamiast go wspierać.

7. Brak zaufania i wątpliwości co do kompetencji

 Utrudniona komunikacja lub długi czas oczekiwania na odpowiedź to również niepokojący sygnał  Jeśli  Twoje obecne biuro rachunkowe nie ma odpowiednich kwalifikacji do prowadzenia  księgowości lub nie współpracuje z profesjonalistami np. z biegłymi rewidentami, doradcami podatkowymi albo prawnikami  to też musisz się zastanowić nad powinienem  swoich dokumentów do takiego biura rachunkowego. 

Jeśli zaczynasz zastanawiać się, czy Twoje biuro rzeczywiście rzetelnie prowadzi dokumentację, albo tracisz pewność co do kompetencji księgowych – to wyraźny sygnał ostrzegawczy.
Zaufanie do biura rachunkowego jest fundamentem współpracy. Jego brak oznacza, że czas poszukać nowego partnera.

Podsumowanie

Pierwszymi objawami, że czas rozważyć zmianę biura rachunkowego, są błędy w rozliczeniach, brak terminowości, niejasne zasady współpracy i utrudniony kontakt. Równie ważne sygnały to brak wsparcia w rozwoju firmy, nieprzygotowanie do zmian w prawie oraz brak nowoczesnych narzędzi.

Jeśli przedsiębiorca czuje, że jego księgowy nie zapewnia bezpieczeństwa, nie daje poczucia kontroli nad finansami i nie wspiera w kluczowych momentach – to znak, że dalsza współpraca może przynieść więcej szkody niż pożytku.