Jednak przed przystąpieniem do takich działań najlepiej jest określić swoje oczekiwania względem zewnętrznej firmy, której powierzymy prowadzenie naszej księgowości. Współpraca z nowym biurem rachunkowym powinna wiązać się kilkoma kwestiami.
Współpraca z nowym biurem rachunkowym krok po kroku
Z naszej strony podczas pierwszego spotkania przeprowadzamy badanie potrzeb nowego klienta. Proces ten to nic innego jak zadawanie pytań, a odpowiedzi, które otrzymujemy, pozwalają nam na przedstawienie indywidualnie dopasowanych usług.
Najważniejsze zadawane pytania to:
- Jaki efekt końcowy Pan/Pani chce osiągnąć?
- Czym się Pan/Pani kierował/a, podejmując decyzję o współpracy z biurem rachunkowym?
Najczęściej pada odpowiedź, iż chodzi o koszty, a tak dokładnie o obniżenie wydatków na prowadzenie działalności gospodarczej. Decyzja o współpracy z biurem rachunkowym jest też często podyktowana faktem obniżenia kosztów i obciążeń osobowych w firmie.
Czy te przyczyny są na pewno najważniejsze? Czy tylko takimi aspektami należy się kierować przy wyborze biura rachunkowego?
Kolejnym pytaniem, które powinien sobie zadać potencjalny klient biura rachunkowego, to jak współpraca z biurem wpłynie na efektywność funkcjonowania Przedsiębiorstwa?
Poniżej przedstawiamy pytania, które bardzo rzadko padają na wstępnych rozmowach:
- Czego Pan/Pani chce uniknąć podejmując współpracę?
- Jakie czynności i jaki zakres odpowiedzialności ma przejąć biuro rachunkowe?
- Czy klienta powinno interesować wykształcenie i doświadczenie zawodowe osób pracujących w biurze rachunkowym?
W wielu przypadkach klienci uważają, że biuro ponosi pełną odpowiedzialność za ich działania w życiu gospodarczym, ale czy tak jest na pewno?
Biuro Rachunkowe musi posiadać polisę ubezpieczeniową, prowadząc pełne księgi rachunkowe. W każdym innym przypadku jest ona dobrowolna. Wielu klientów nie pyta o ten dokument, nie pyta również, czy biuro ma też ubezpieczenie od kadr i płac (jeśli takie prowadzi) oraz czy biuro w przeszłości korzystało z wypłat z polisy ubezpieczeniowej. Niezmiernie ważną kwestią jest także kwota ubezpieczenia, jaką posiada biuro rachunkowe.
Biuro Rachunkowe powinno, starać się wyjść naprzeciw oczekiwaniom potencjalnego klienta. Klient natomiast musi określić, jaki chce otrzymać produkt, aby spełniał jego oczekiwania.
Ostatnią kwestią, która wymaga poruszenia na rozmowie wstępnej, jest pytanie, czy cena za usługę jest najważniejsza? Czy cena to dla Pana/Pani najważniejszy czynnik decydujący o podjęciu współpracy?
A dla Państwa, jaka kwestia jest najważniejsza przed rozpoczęciem współpracy?