Biuro rachunkowe można zmienić w dowolnym czasie. Decyzja ta powinna być przemyślana. Na początku zastanów się co jest powodem – dlaczego chcesz zmienić biuro rachunkowe? Następnie odpowiedz sobie na pytanie – czego oczekuj on nowego biura? Zmiana biura Rachunkowego – przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się jak najlepiej to zrobić!
Jak zakończyć współprace z dotychczasowym biurem rachunkowym?
Najważniejsze jest to, aby poprzednie biuro rachunkowe dokonało zamknięcia okresu rozliczeniowego oraz złożyło odpowiednie deklaracje do ZUS i Urzędu Skarbowego.
Ważne też jest to, aby rozliczyć się z poprzednim biurem rachunkowym. Bardzo często zdarza się, iż przychodzi klient na rozmowę o rozpoczęcie współpracy i mówi, że poprzednie biuro rachunkowe nie chce mu wydać dokumentów. Dzieje się tak, ponieważ klient nie uregulował swoich zobowiązań wobec biura rachunkowego. Przyczyna niewydania dokumentów przez biuro albo naliczenie dodatkowej opłaty jest niezachowanie okresu wypowiedzenia wynikającego z zawartej umowy o prowadzenie dokumentacji księgowej.
Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?
Najlepszym czasem na zmianę biura rachunkowego jest koniec roku podatkowego. Rozwiązanie takie jest najlepsze, ponieważ stary rok kończy poprzednia księgowa, a nowy rok podatkowy zaczyna nowe biuro rachunkowe.
Powierzenie dokumentacji księgowej innemu podmiotowi (tj. biuro rachunkowe) nie zwalnia podatnika z odpowiedzialności podatkowej. Biuro rachunkowe nie odpowiada za zaległości podatkowe, za nierzetelne i nieterminowe wpłaty należnych podatków. Dlatego bardzo ważne jest zweryfikowanie biura rachunkowego, z którym zaczynasz współpracę.
Jak sprawdzić biuro rachunkowe?
Sprawdzić należy jak długo biuro rachunkowe jest na rynku, jakie ma doświadczenie w rozliczaniu np. spółek z ograniczoną odpowiedzialnością (jeśli chcemy zlecić prowadzenie rachunkowość spółki z o.o.). Warto także zapytać, jakie branże rozliczane są w danym biurze rachunkowym. Dzięki tym działaniom dowiesz się, czy biuro ma doświadczenie w branży, którą dokładnie Ty reprezentujesz.
Podczas rozmowy zorientuj się także ile podmiotów biuro obsługuje, ilu przedsiębiorców zdecydowało się na powierzenie księgowości tej księgowej bądź temu księgowemu. Zobacz również jakie opinie to biuro ma w Google, na FB lub innych Social Mediach.
Dodatkowo ważne też jest ile osób w danym biurze rachunkowym pracuje, jak podnoszą kwalifikacje swoich pracowników. Jest to niezmiernie ważne w czasie gdy przepisy podatkowe, kadrowe zmieniają się w tak szybkim tempie.
Powierzamy swoje sprawy osobom, instytucjom, którym ufamy. Jednak przekazując swoje dokumenty księgowe, obok zaufania musimy pomyśleć o swoim bezpieczeństwie.
Większość biur chwali się swoim ubezpieczeniem obowiązkowym. Wielokrotnie jest to tylko obowiązkowe ubezpieczenie OC, w minimalnej kwocie 10 tys. Euro, nie ma natomiast polisy ubezpieczeniowej obejmującej prowadzenie podatkowej książki przychodów i rozchodów oraz kadr i płac. Warto sprawdzić tę informację przed rozpoczęciem współpracy, dowiedzieć się, na jaką kwotę jest ubezpieczone biuro rachunkowe, z którym zamierzamy zawrzeć umowę o świadczenie usług.
Koniec roku podatkowego — Dlaczego ten okres jest najlepszy na zmianę biura?
Jeśli zmiany dokonujesz w trakcie roku podatkowego, to może dojść to sytuacji, gdzie nowe biuro rachunkowe będzie musiało wprowadzić „z ręki” dane księgowe i płacowe z poprzedniego biura co czasem wiąże się z kosztami dodatkowymi. Wiele umów na usługowe prowadzenie dokumentacji księgowej jest zawierana na rok i kończą się one 31 grudnia. W takiej sytuacji nie musisz wypowiadać obowiązującej umowy ona rozwiąże się sama z upływem okresu, na który była zawarta. Zmieniając biuro z Nowym Rokiem ograniczasz te koszty. Dodatkowo, jeśli masz jakieś uwagi merytoryczne albo jakieś szczegółowe instrukcje (np. podział na odpowiednie rejestry), możesz to na tym etapie uzgodnić z nowym biurem bez kosztowo. Rozwiązując umowę z dniem 31 grudnia należy pamiętać, aby nową zawrzeć z dniem 2 stycznia nowego roku.
Jak zgłosić zmianę biura rachunkowego ?
Po podpisaniu umowy z nowym biurem rachunkowym podatnik musi dokonać zmian w CEIDG w miejsce biura rachunkowego, z którym zakończył współpracę, wpisując dane nowego biura rachunkowego.
Nowe biuro rachunkowe od Nowego Roku – ważne informacje
Nowy Rok to również nowe angaże dla pracowników oraz klienta, a co za tym idzie przygotowanie nowych aneksów lub nowych umów o pracę.
Od Nowego Roku podatnik ma możliwość zmiany formy opodatkowania, a co za tym idzie wprowadzenie nowych rozwiązań dla swojej firmy.
Niezmiernie ważne jest także ustalenie z biurem rachunkowym, które będzie Cię obsługiwało jakich dokumentów potrzebujesz od poprzedniej księgowej. Jeśli poprzednie biuro już rozliczyło miesiąc grudzień i przesłało deklaracje rozliczeniowe za ww. miesiąc to ustal kto dla Ciebie przygotuje zeznanie roczne oraz które biuro będzie dokonywało ewentualne korekty. Zastanów się także, kiedy i kto ma dokonać odwołania pełnomocnictw, które udzieliłeś poprzedniej księgowej, lub jej pracownikom. Ustalenia te są niezmiernie ważne w przypadku gdy pojawiają się w przyszłości korekty np. plików JPK za lata poprzednie lub deklaracji ZUS.
Zmiana biura Rachunkowego – Na co należy zwrócić uwagę, zmieniając biuro rachunkowe?
- Uzgodnij z nowym biurem, kto składa deklarację. Jeśli ma to robić w imieniu klienta biuro rachunkowe, nieuniknione będzie podpisanie pełnomocnictwa m.in. UPL-1.
- Ustal, w jakiej formie i w jakim terminie będą dostarczane dokumenty. Czy będą one dostarczane w sposób tradycyjny w formie papierowej, czy elektronicznie np. na skrzynkę mailową? Dokumenty można również dostarczyć przez pocztę lub kuriera, ale to też musi zostać ustalone w czasie podpisywania umowy o współpracy.
- Ważna jest również komunikacja z biurem rachunkowym. Już na samym początku warto ustalić jak będą wyglądały kontakty z biurem rachunkowym. Czasem wystarczy rozmowa telefoniczna, jednak od czasu do czasu konieczne może się okazać spotkanie w siedzibie biura.
- Należy także uzgodnić z biurem rachunkowym, co jest oferowane jako usługa dodatkowa, a co jest dodatkowo płatne.