Jeśli twoja firma zatrudnia pracowników i zamierzasz zmienić biuro rachunkowe, warto pamiętać o tym, że również jest to idealny moment na zmianę obsługi kadrowo-płacowej.
Dlaczego? Bo księgowość i kadry powinny współdziałać ze sobą na każdym etapie prowadzenia działalności. Spójna i profesjonalna obsługa obu działów to mniej błędów, mniej stresu i pełna kontrola nad obowiązkami.
W Omega i Omega Plus zapewniamy pełną i kompleksową obsługę od księgowości do kadr, aż po płace i wsparcie w HR- że. Aby zmiana przebiegła płynnie i abyśmy mogli od pierwszego dnia bez zakłóceń prowadzić twoją dokumentację. Potrzebujemy kilka ważnych dokumentów od twojego poprzedniego biura bądź od poprzedniej kadrowej.
Jak przygotować się do zmiany obsługi kadrow-płacowej w twojej firmie?
- Najpierw poproś dotychczasową kadrową, księgową o przygotowanie zestawienia niewykorzystanych urlopów dla twoich pracowników. To są dane kluczowe, bo urlopy przechodzą na nowy rok i muszą być rozliczane zgodnie z przepisami.
- Następnie poproś o karty wynagrodzeń. Najlepiej z ostatnich 12 miesięcy. Są one niezbędne w przypadku zwolnień chorobowych, ponieważ podstawę zasiłku liczymy właśnie z ostatnich 12 miesięcy.
- Jeśli w twojej firmie są osoby, które przebywają na chwilę obecną na urlopach macierzyńskich lub wychowawczych, poproś o taką listę twoich pracowników. Zapytaj, kiedy te urlopy się im kończą.
4. Na chwilę obecną wiele firm korzysta ze stażów i różnych dotacji. Na przykład na utworzenie nowych miejsc pracy lub realizujesz umowy stażowe albo korzystasz z refundacji z OHP. Poproś poprzednie biuro o udzielenie informacji z jakich programów korzystasz i za jakie okresy ostatnie zostały złożone rozliczenia. Dla nas to bardzo ważne, bo musimy wiedzieć jak rozliczyć te świadczenia i jakie obowiązki wynikają z podpisanych przez ciebie umów.
5. Poproś również o to, aby otrzymać kopię ostatniego wniosku, na przykład refundacji lub dofinansowania. Dzięki temu dokładnie będziemy wiedzieć jak wygląda cykl twoich rozliczeń, na przykład z OHAPem.
6. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Jeśli w twojej firmie funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, obowiązkowo go tworzysz lub dobrowolnie, to poproś o informacje o stan tego funduszu na koniec roku. Pozwala nam to prawidłowo kontynuować ewidencje i planować dalsze rozliczenia.
7. Jeśli wydajesz pracownikom odzież ochronną lub narzędzia i prowadzisz ewidencje BHP, poproś dotychczasowe biuro o ewidencję przydziału. Dzięki temu od razu wiemy, komu i kiedy należy wydać dodatkowe buty czy nową odzież ochronną lub wypłacić dodatek z tytułu prania odzieży.
8. Jeśli twoja księgowa prowadziła również rejestr badań lekarskich oraz szkoleń BHP, również poproś o takie zestawienie. To pozwoli nam ustalić terminy badań i szkoleń, które w najbliższym czasie na przykład dobiegają końca.
9. Benefity i programy pracownicze. W wielu firmach funkcjonują różne benefity pracownicze. Prywatna opieka medyczna, karty sportowe, ubezpieczenia grupowe. Jeśli pracodawca współfinansuje takie świadczenia, to przy zmianie obsługi kadrowo-płacowej koniecznie trzeba to zgłosić.
10. W dużych firmach istotne są również dokumenty wewnętrzne typu regulaminy, wynagradzania, pracy i płacy. Te dokumenty jasno określają zasady panujące w zakładzie pracy. Dlatego nowy zespół kadrowy musi otrzymać ich aktualną wersję lub obowiązującą na dzień przejęcia obsługi kadrowej.
Pewno zapytasz, czy to wszystko? To nie jest katalog zamknięty. Każda firma jest inna. Każdy pracodawca ma swoje procedury i różne potrzeby, ale to właśnie zestaw, który pozwala nam rozpocząć obsługę bez błędów, bez opóźnień i bez chaosu.
Zmiana biura rachunkowego na Omega
Zmiana obsługi kadrowo-płacowej razem z księgowością to najlepsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie. Dzięki temu procesy prowadzone są spójnie i przejrzyście, a przede wszystkim pod kontrolą, pod kontrolą jednego zespołu, który zna twoją firmę i zadba o każdy szczegół. Umów się na darmową konsultację, a my zadbamy o płynne przejęcie obsługi kadrowo-płacowej twojej firmy.
