Żeby korzystać z systemu, każda firma lub osoba musi być uwierzytelniona i mieć przypisane odpowiednie uprawnienia. To one określają, kto może wystawiać, odbierać lub przeglądać faktury w KSeF.
Rodzaje uprawnień w KSeF
W KSeF wyróżniamy kilka rodzajów uprawnień. Najważniejsze z nich to: zarządzanie uprawnieniami, wystawianie faktur oraz dostęp do faktur. Poza tym istnieją także uprawnienia specjalne, np. do samofakturowania, wystawiania faktur w trybie VAT RR czy działania w imieniu organu egzekucyjnego albo przedstawiciela podatkowego.
Rodzaje uprawnień w KSeF
Najwyższy poziom dostępu do systemu ma administrator – zazwyczaj właściciel firmy lub członek zarządu. To właśnie on nadaje, zmienia i odbiera uprawnienia innym użytkownikom. Administrator może także wyznaczyć dodatkowych administratorów, jeżeli w firmie jest więcej osób odpowiedzialnych za księgowość.
Zarządzanie uprawnieniami pozwala nadawać, zmieniać i odbierać dostępy innym osobom.
Drugie uprawnienie, czyli wystawianie faktur, daje prawo do tworzenia i wysyłania dokumentów do systemu.
Trzecie to dostęp do faktur, który pozwala przeglądać i odbierać wszystkie faktury sprzedażowe i zakupowe w imieniu firmy.
Użytkownicy z uprawnieniami operacyjnymi
Drugim poziomem są użytkownicy z uprawnieniami operacyjnymi. Mogą to być pracownicy firmy albo biuro rachunkowe. Takie osoby mogą mieć dostęp do wystawiania faktur, do odbioru faktur albo do obu tych funkcji jednocześnie. Jeśli biuro rachunkowe ma nadane odpowiednie uprawnienia, może bez problemu pobierać faktury z KSeF.
Certyfikaty KSeF – nowy sposób uwierzytelnienia
Warto też wspomnieć o certyfikatach KSeF. To nowy sposób uwierzytelnienia i bezpiecznego logowania się do systemu. Certyfikat KSeF potwierdza tożsamość osoby lub podmiotu i pozwala działać w imieniu firmy bez konieczności każdorazowego logowania się podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
Każdy użytkownik działa na swoim indywidualnym uwierzytelnieniu: przez podpis kwalifikowany, profil zaufany, certyfikat KSeF lub token. Dzięki temu wszystkie operacje w systemie są bezpieczne i w łatwy sposób można sprawdzić, kto i jakie czynności wykonał.
Dobrze ustawione uprawnienia to spokój i porządek w dokumentach, a także klucz do sprawnej pracy w KSeF. Dzięki nim wszystko działa płynnie, a faktury trafiają dokładnie tam, gdzie trzeba.
Potrzebujesz pomocy z KSeF?
Jeśli potrzebujesz pomocy w zalogowaniu się do systemu oraz nadaniu uprawnień, zapraszamy do Biura Rachunkowego Omega oraz Omega Plus.
