KSeF to rządowy system służący do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur elektronicznych, które mają nadany unikatowy numer KSeF. Numer ten nadawany jest w momencie przesyłania faktury do systemu.
KSeF Obowiązek wystawiania faktur od kiedy?
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF co do zasady obejmie wszystkich podatników, jednak będzie wprowadzany etapami.
- Od 1 lutego 2026 roku obowiązek ten będą mieli najwięksi podatnicy, czyli tacy, których wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 milionów złotych.
- Natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie pozostałych podatników, z wyjątkiem tych najmniejszych.
- Najmniejsi podatnicy, czyli tacy, których wartość sprzedaży nie przekracza 10 tysięcy złotych miesięcznie, zostaną objęci tym obowiązkiem od stycznia 2027 roku.
Warto zaznaczyć, że nawet jeśli mniejsi podatnicy nie będą jeszcze zobowiązani do wystawiania faktur w KSeF, od 2026 roku będą musieli odbierać faktury zakupowe wystawione przez największe firmy.
Z tego powodu każdy przedsiębiorca powinien już teraz uzyskać dostęp do systemu KSeF.
Jak uzyskać dostęp do KSeF i nadać uprawnienia?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej właściciel otrzymuje dostęp do systemu automatycznie. Może zalogować się do KSeF za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Po zalogowaniu do systemu przedsiębiorca może wystawiać faktury, odbierać je oraz nadawać uprawnienia innym osobom.
Warto nadać uprawnienia m.in. wtedy, gdy:
- pracownik wystawia faktury sprzedażowe,
- biuro rachunkowe potrzebuje dostępu do KSeF, aby obsługiwać daną firmę.
W przypadku spółek, fundacji czy stowarzyszeń rozróżniamy dwie sytuacje:
1. Podmiot posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP
Jeżeli podmiot posiada taką pieczęć, procedura wygląda podobnie jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Wystarczy zalogować się do systemu za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, a po zalogowaniu uzyskuje się pełny dostęp do KSeF, w tym możliwość nadawania kolejnych uprawnień osobom lub podmiotom.
2. Podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej
Jeżeli podmiot nie posiada kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, konieczne jest złożenie w urzędzie skarbowym odpowiedniego formularza. Jest to formularz ZAW-FA, w którym wskazuje się jedną osobę uprawnioną do pełnego dostępu do systemu KSeF. Po zalogowaniu się tej osoby do systemu będzie ona mogła nadawać uprawnienia kolejnym osobom.
Certyfikat KSeF – nowa forma dostępu
Od lutego 2026 roku będzie możliwe logowanie się do KSeF za pomocą tzw. certyfikatu KSeF.
Jest to elektroniczny klucz dostępu, który potwierdza tożsamość użytkownika i umożliwia wystawianie faktur w trybie offline, czyli bez dostępu do internetu. Certyfikat KSeF będzie można uzyskać od listopada 2025 roku i będzie on wydawany na okres 2 lat.
Podsumowanie
KSeF to temat, który może wydawać się trudny, jednak przy odpowiednim przygotowaniu nie będzie stanowił problemu. Ważne jest, aby już teraz uzyskać dostęp do systemu i nadać odpowiednie uprawnienia. Jeśli masz wątpliwości lub chcesz mieć pewność, że wszystko jest przygotowane prawidłowo, skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Omega – pomożemy Ci bezpiecznie przejść przez wdrożenie KSeF.
