Choć dla wielu podatników obowiązkowy KSeF wchodzi dopiero w kwietniu, to już w lutym duże podmioty będą umieszczać swoje faktury w KSeF-ie.
My natomiast musimy mieć możliwość odbioru tych faktur, aby je zaksięgować w kosztach i wykazać w rejestrach VAT zakupu.
Logowanie i dostęp do KSeF
Na stronie www.ksefpodatki.gov.pl mamy dostępną wersję produkcyjną. Od 1 listopada można się do niej logować i od tego dnia można tam wysyłać faktury. Jest również dostępna wersja demo — tam też musimy się zalogować, ale możemy przeglądać wystawione faktury. Dostępna jest również aplikacja mobilna. W aplikacji mobilnej na chwilę obecną możemy przeglądać faktury, generować wizytówki i skanować kody QR, można też w tej aplikacji wygenerować swoją wizytówkę.
Kto ma dostęp do KSeF?
Osoby fizyczne mają dostęp automatyczny do KSeF pod warunkiem, że mają narzędzie do autoryzacji. Narzędziem do autoryzacji będzie podpis elektroniczny lub profil zaufany. Dotyczy to osoby fizycznej, osoby świadczącej usługi najmu oraz osoby, która prowadzi działalność nierejestrowaną.
Kto musi zgłosić się do KSeF?
Do KSeF zgłosić się muszą spółki z o.o., zarówno te działające, jak i te w organizacji, spółki komandytowe, komandytowo-akcyjne, cywilne oraz jawne. Dla KSeF-u nie będą obojętne również fundacje, związki wyznaniowe, koła gospodyń wiejskich, stowarzyszenia i wspólnoty mieszkaniowe — one też muszą się zarejestrować do KSeF.
Aby zacząć pracę z KSeF, możesz korzystać z pieczęci elektronicznej albo złożyć druk ZAW-FA, czyli dokument, w którym wskażesz osobę fizyczną, która będzie Cię reprezentować w KSeF-ie. Zawsze jest to tylko i wyłącznie jedna osoba fizyczna. Dokument ZAW-FA na chwilę obecną można złożyć papierowo, a niektóre urzędy przyjmują ten druk jako załącznik do pisma ogólnego. Zawsze składamy ten druk zgodnie z właściwością VAT. Dokument ten musi być podpisany zgodnie z reprezentacją, czyli dokładnie tak, jak wskazane jest w umowie spółki.
Nadawanie uprawnień do KSeF
Właściciele, prezesi muszą zgłosić się do KSeF, a później muszą nadać uprawnienia swoim pracownikom. To oni mogą wystawiać faktury i generować certyfikaty oraz mogą wygenerować identyfikatory wewnętrzne. Identyfikatory wewnętrzne zapewne dobrze się sprawdzą w przypadku firm, które mają więcej oddziałów lub filie w kilku miastach. Również dla firm, które zatrudniają przedstawicieli handlowych. Identyfikator będzie to kod pięciocyfrowy (4 cyfry dowolnie wybrane przez nas, jedna nadana przez algorytm automatycznie), np. przypisany do konkretnego przedstawiciela handlowego. Identyfikator ten można umieszczać zarówno na dokumentach zakupu, jak i sprzedaży. Identyfikator wewnętrzny może też nas chronić przed fałszywymi fakturami.
Współpraca z biurem rachunkowym a KSeF
Jeśli podmiot korzysta z biura podatkowego lub biura rachunkowego, również musi się zastanowić nad uprawnieniami dla nich. Kto i w jakim zakresie będzie pobierał faktury — czy tylko właściciel, czy również księgowy, czy właściciel biura rachunkowego.
Troszkę inaczej proces ten wygląda w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, a inaczej w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek komandytowych czy prostych spółek akcyjnych.
Pomoc w rejestracji do KSeF
W naszym biurze już od 5 listopada będzie można skorzystać z konsultacji (stacjonarnie lub zdalnie) Pani Wiktorii, która pomoże zarejestrować się do KSeF. Dla naszych Klientów będzie to usługa bezpłatna.
Jeśli już zarejestrujesz się do systemu, musisz pomyśleć o uprawnieniach dla swoich pracowników lub dla biura podatkowego, które Cię rozlicza. Pamiętaj, że to Ty określasz zakres uprawnień biura rachunkowego lub przedstawiciela podatkowego. Osoba, która dostanie takie uprawnienia, ma dostęp do wszystkich danych o Twojej firmie i może zarządzać całą strukturą w KSeF-ie. W umowie z biurem rachunkowym na pewno warto zawrzeć kwestię praw i obowiązków — dokładnie określić, kto za co odpowiada, kto i kiedy może się tam logować oraz jakie dane może pobierać. Warto też określić, kiedy te uprawnienia właścicielowi biura rachunkowego zostaną odebrane.