Dzisiaj opowiem Ci, jak pobierać faktury z KSeF.
Na co uważać w pierwszych tygodniach działania systemu, aby jak najlepiej i najprościej ułatwić sobie cały proces, żeby był szybki, bezpieczny i bez stresu.
Zacznijmy może od tego, że ministerstwo na chwilę obecną nie planuje przesunięcia terminu wdrożenia KSeF. To oznacza, że od 1 lutego duże podmioty mają obowiązek już korzystać z systemu, a pozostali przedsiębiorcy powinni już teraz przygotować się do nowych zasad. I teraz najważniejsza informacja –
KSeF nie wysyła żadnych powiadomień o nowych fakturach.
Nie przyjdzie do Ciebie żaden mail ani SMS. Nie zobaczysz też powiadomień w e-doręczeniach. Jeśli Twój kontrahent wystawi Ci fakturę, to ona po prostu pojawi się w systemie, a Ty musisz samodzielnie sprawdzić swoje konto.
Jak pobierać faktury?
Ręcznie? Jest to jednak bardzo czasochłonne.
- Po pierwsze – musisz zalogować się do KSeF.
- Po drugie – przechodzisz do listy faktur.
- Warto od razu rozdzielić widok na faktury sprzedażowe i zakupowe. To bardzo ułatwia pracę przy większej liczbie dokumentów.
- Następnie zaznaczasz faktury, które chcesz pobrać. Klikasz „pobierz” i gotowe.
Plik zapisze się w formacie XML – to jedyny format przewidziany do masowego pobierania dokumentów. Możesz go przechowywać u siebie lub od razu przesłać do biura rachunkowego, np. do nas – do biura rachunkowego Omega.
Automatyzacja KSeF
Automatyzacja to zdecydowanie najlepsze rozwiązanie. Ręczne pobieranie działa, ale nie jest wygodne. Dużo lepszym rozwiązaniem jest automatyzacja. System księgowy może automatycznie połączyć się z KSeF i pobierać Twoje faktury oraz sprawdzać nowe dokumenty. Może też od razu przekazać je do księgowości. Nie musisz codziennie logować się do systemu ani niczego szukać. Wszystkie dokumenty masz w jednym miejscu. W biurze rachunkowym Omega pracujemy nad pełną automatyzacją tego procesu. Może nie od pierwszego dnia, ale to nasz główny cel. Chcemy, żeby klienci mieli pełną kontrolę nad fakturami bez dodatkowych czynności.
Bezpieczeństwo w KSeF
Bezpieczeństwo to bardzo ważna sprawa. Twój NIP jest publiczny – np. w CEIDG czy w internecie. Każdy może go znaleźć. To oznacza, że mogą pojawić się próby wyłudzeń. Ktoś może wystawić fakturę na Twoje dane za coś, czego nie kupiłeś. Może wysłać ją mailem lub wiadomością, licząc na to, że zapłacisz. Dlatego ważne jest dokładne sprawdzanie każdej faktury kosztowej, szczególnie tych wymagających przelewu. My w Omedze wszystko weryfikujemy dla naszych klientów. Sprawdzamy zgodność transakcji i poprawność dokumentów. Dbamy o to, abyś nie padł ofiarą oszustwa.
Jeśli chcesz, aby obsługa KSeF była prosta, a faktury pobierały się automatycznie i żeby ktoś czuwał nad poprawnością dokumentów – zapraszamy do współpracy z biurem rachunkowym Omega. Wejdź na naszą stronę i skontaktuj się z nami. Chętnie pomożemy w obsłudze KSeF i księgowości Twojej firmy.
