Wraz z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zmieniło się nie tylko to, jak wystawiamy i odbieramy faktury, ale również to, kiedy faktura jest uznawana za wystawioną.
Dla wielu przedsiębiorców jest to zaskoczenie, ponieważ w KSeF nie zawsze decyduje data wpisana na fakturze – kluczowy jest moment nadania jej numeru KSeF przez system Ministerstwa Finansów.
Kiedy faktura w KSeF jest uznana za wystawioną?
Zgodnie z zasadami KSeF, fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej poprawnego przesłania do systemu KSeF i nadania jej numeru KSeF przez Ministerstwo Finansów.
To oznacza, że:
- nie decyduje data wygenerowania faktury w programie,
- nie decyduje godzina jej zapisania u przedsiębiorcy,
- decydujący jest moment, w którym system KSeF przyjmie fakturę i nada jej numer identyfikacyjny.
Termin na wystawienie faktury a KSeF
Przypomnijmy podstawową zasadę:
Fakturę można wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Przykład:
Usługa została wykonana 31 stycznia.
Fakturę można wystawić do 15 lutego.
Jeżeli faktura podlega obowiązkowi KSeF, to za datę jej wystawienia uznaje się dzień nadania numeru KSeF przez system.
Co to oznacza w praktyce?
Jeżeli przedsiębiorca wyśle fakturę do KSeF 31 stycznia o godzinie 23:59, istnieje ryzyko, że system nie zdąży jej przetworzyć i numer KSeF zostanie nadany dopiero 1 lutego.
Czy to rodzi konsekwencje dla sprzedawcy?
Dla sprzedawcy w większości przypadków nie będzie to miało negatywnych skutków podatkowych:
- przychód zostanie rozliczony w styczniu,
- podatek VAT należny również będzie rozliczony w styczniu,
bo decydujący jest moment wykonania usługi lub dostawy towaru.
A co z nabywcą (kupującym)?
Sytuacja wygląda inaczej po stronie nabywcy.
Nabywca ma prawo do odliczenia VAT w dacie otrzymania faktury, czyli w praktyce – w dacie nadania numeru KSeF.
Jeżeli więc numer KSeF zostanie nadany dopiero w lutym, to:
- VAT z tej faktury będzie mógł zostać odliczony dopiero w lutym,
- koszt trafi do rozliczeń lutowych,
- w konsekwencji nabywca może zapłacić wyższy VAT za styczeń
oraz wyższy podatek dochodowy, bo nie uwzględni dużej faktury w styczniu.
To pokazuje, że opóźnienie w wysyłce faktury do KSeF może mieć realne konsekwencje finansowe dla kontrahenta.
Data wystawienia a data sprzedaży – nadal bardzo ważne
W KSeF nadal funkcjonują dwie kluczowe daty na fakturze:
- data sprzedaży – dzień wykonania usługi lub dostawy towaru (moment, w którym nabywca może rozporządzać towarem jak właściciel),
- data wystawienia – data formalnego wystawienia faktury.
Po wejściu KSeF pojawia się jednak trzeci „moment” – data nadania numeru KSeF, która ma decydujące znaczenie dla organów podatkowych.
Dwie „daty wystawienia” po wprowadzeniu KSeF
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF w przepisach funkcjonują dwa pojęcia daty wystawienia:
- Data wskazana na fakturze przez podatnika
- Data nadania fakturze numeru KSeF (data przesłania faktury do KSeF).
Te daty mogą się różnić, np. gdy:
faktura została wygenerowana w systemie księgowym wcześniej, a wysłana do KSeF dopiero później (np. brak automatycznej wysyłki).
Faktura nie zostanie z tego powodu odrzucona, ale dla organów podatkowych liczy się data nadania numeru KSeF.
Co z fakturą, która nie została jeszcze wysłana do KseF apodatnik ma obowiązek wysylać swoje fa do KSEF ?
Faktura wygenerowana w systemie, ale nienadana do KSeF, nie jest e-fakturą i nie powinna być przekazywana kontrahentowi (poza wyjątkami, np. trybem offline).
Wszelkie konsekwencje opóźnień w wystawieniu faktury lub błędnej identyfikacji momentu podatkowego będą oceniane wyłącznie na podstawie daty przesłania faktury do KSeF.
Podsumowanie – na co warto uważać?
- Liczy się moment nadania numeru KSeF, nie tylko data na fakturze.
- Opóźnienie w wysyłce faktury do KSeF może zaszkodzić kontrahentowi.
- Warto zadbać o automatyczne wysyłanie faktur do KSeF, aby uniknąć problemów z rozliczeniami VAT i podatku dochodowego.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoje faktury są poprawnie wysyłane do KSeF i nie narażasz siebie ani kontrahentów na niepotrzebne konsekwencje podatkowe – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy we wdrożeniu KSeF i konfiguracji systemów.
