KSeF miał uprościć fakturowanie i księgowanie dokumentów. W praktyce jednak, przynajmniej na ten moment, wprowadził również nowe obowiązki i nowe zagrożenia, których wiele firm wciąż nie kontroluje.
Bardzo często przedsiębiorcy wychodzą z założenia: „Dałem upoważnienia księgowej, niech księguje wszystko”. Problem polega na tym, że w KSeF-ie można dziś zaksięgować coś, czego w ogóle nie powinno się ujmować w kosztach firmy. I właśnie tutaj zaczynają się realne problemy podatkowe.
Wszystkie faktury trafiają do KSeF-u — także prywatne
Wyobraź sobie sytuację, że prowadzisz firmę i korzystasz z Allegro, eBaya albo innej platformy sprzedażowej. Konto zostało założone na dane firmowe i jest powiązane z Twoim numerem NIP. W efekcie do KSeF-u trafiają wszystkie faktury wystawione na ten NIP — zarówno firmowe, jak i prywatne. System ich nie rozróżnia. Dla KSeF-u wszystko wygląda tak samo. Jeśli księgowa ma pełny dostęp do systemu i dostała polecenie: „Księguj wszystko”, to bardzo często księgowane są wszystkie dokumenty, które pojawiają się na koncie. A to oznacza, że obok prawidłowych kosztów firmowych mogą znaleźć się również zakupy prywatne.
Prywatne zakupy w kosztach firmy? Tu zaczyna się problem
W praktyce widzimy sytuacje, w których do kosztów trafiają rzeczy, które nigdy nie powinny zostać zaksięgowane jako koszt uzyskania przychodu. Przykłady? Pasta do zębów. Buty kupione dla dziecka. Zakupy prywatne realizowane przez konto powiązane z firmowym NIP-em. I właśnie tutaj pojawia się największe ryzyko. Urząd Skarbowy może zakwestionować takie wydatki, a wtedy pojawiają się:
- korekty,
- zaległości podatkowe,
- odsetki,
- problemy podczas kontroli.
Warto pamiętać, że KSeF nie rozwiązuje problemu kontroli kosztów. System jedynie zbiera dane. To przedsiębiorca decyduje, co jest kosztem firmowym, a co prywatnym.
Dlaczego wielu przedsiębiorców może nawet nie zauważyć problemu?
Największy problem polega na tym, że bardzo często są to drobne kwoty. Księgowa zaksięguje dokument, przedsiębiorca nawet tego nie zauważy i przez długi czas wszystko wygląda poprawnie. Do tej pory klient sam przynosił do biura rachunkowego faktury, które uważał za koszty. Teraz cały proces odbywa się online i wiele firm straciło realną kontrolę nad tym, co trafia do księgowości. W efekcie przedsiębiorca może nawet nie wiedzieć, że w jego kosztach znajdują się faktury, które nigdy nie powinny tam trafić.
Jak można ograniczyć ryzyko błędów w KSeF?
Właśnie dlatego wdrożyliśmy dla naszych klientów rozwiązanie, które pozwala odzyskać kontrolę nad dokumentami trafiającymi do księgowości. W naszym systemie e-szok to przedsiębiorca decyduje, które faktury mają zostać przekazane do księgowości, a które powinny zostać pominięte. Jak wygląda to w praktyce? Najpierw pobierasz listę faktur z KSeF-u. Następnie przed wysłaniem do księgowości weryfikujesz każdą fakturę i akceptujesz tylko te dokumenty, które rzeczywiście są kosztami firmowymi. Dzięki temu możesz odrzucić zakupy prywatne jeszcze zanim trafią do księgowości.
Błędny NIP i faktura od obcej firmy? To też się zdarza
Mieliśmy również sytuację, która pokazuje zupełnie inne zagrożenie związane z KSeF-em. Istniały dwie firmy o tej samej nazwie — ABC. Jedna z Poznania, druga z Warszawy. Ktoś wystawiając fakturę popełnił błąd. Wpisał poprawny NIP jednej firmy, ale dane adresowe drugiej. Co się wydarzyło?
Faktura trafiła do KSeF-u firmy, której NIP został wpisany poprawnie. Problem polegał na tym, że ta firma nigdy nie korzystała z usługi opisanej na fakturze i była kompletnie zaskoczona pojawieniem się dokumentu. Klient zgłosił fakturę jako spamową, ponieważ dokument go po prostu nie dotyczył. Co ciekawe, okazało się, że druga firma wystawiała faktury na błędny NIP przez kilka lat i nikt wcześniej tego nie zauważył. Wszystkie faktury były opłacane, a dopiero KSeF ujawnił problem.
W KSeF-ie trzeba regularnie weryfikować faktury
To kolejny przykład pokazujący, że warto regularnie sprawdzać dokumenty pojawiające się w KSeF-ie. Czasami ktoś po prostu wpisze błędny NIP. Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca zaksięguje taką fakturę i odliczy VAT od transakcji, która w rzeczywistości w ogóle go nie dotyczyła. A wtedy konsekwencje podatkowe ponosi już firma, która taki dokument zaksięgowała.
KSeF wymaga większej kontroli niż wielu przedsiębiorców zakłada
Wiele firm nadal traktuje KSeF jak automatyczny system, który „sam wszystko uporządkuje”. Tymczasem rzeczywistość wygląda inaczej. KSeF jedynie zbiera dane. Nadal konieczna jest kontrola dokumentów, weryfikacja kosztów i sprawdzanie, czy faktury rzeczywiście dotyczą firmy. Jeżeli widzisz u siebie podobne problemy lub chcesz uporządkować proces kontroli dokumentów w KSeF-ie, warto wdrożyć rozwiązania, które pozwolą przedsiębiorcy realnie akceptować i weryfikować faktury jeszcze przed ich zaksięgowaniem.
Masz problem z KSeF-em lub nie wiesz, które faktury powinny trafiać do księgowości?
Nie czekaj na kontrolę i korekty podatkowe. Im wcześniej uporządkujesz obieg dokumentów w firmie, tym mniejsze ryzyko błędów, zaległości podatkowych i niepotrzebnego stresu.
W Biurze Rachunkowym Omega pomagamy przedsiębiorcom wdrażać rozwiązania, które pozwalają odzyskać kontrolę nad fakturami trafiającymi do KSeF-u. Pomożemy Ci zweryfikować proces księgowania, wdrożyć odpowiednie procedury i ograniczyć ryzyko księgowania prywatnych lub błędnych dokumentów. Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej firmie bezpiecznie przygotować się do pracy z KSeF-em.
Biuro Rachunkowe Omega – Aneta Patuła
🌐 https://biuro-rachunkowe-omega.pl/
📧 biurorachunkoweomega@wp.pl
📞 +48 571 025 121
📍 Tarnów
