Proszę, pomóżcie i naprawcie to. To były pierwsze słowa klienta, który kilka lat temu przyszedł do naszego biura. Był naprawdę załamany. Miał kontrolę z Urzędu Skarbowego, poblokowane konta, a urząd czekał na korekty JPK VAT.
Urząd zablokował konta
Problem? Poprzednia księgowa robiła korekty do korekt, a później po prostu zniknęła. Klient próbował się z nią skontaktować, mailami, smsami, telefonicznie. Był nawet pod jej biurem. Bez skutku. A my w tym momencie jeszcze nie wiedzieliśmy, że właśnie bierzemy na siebie poprawienie 48 miesięcy księgowości.
Dzisiaj opowiem Wam historię jednego z bardziej wymagających przypadków, jakie trafiły do naszego biura. Kilka lat temu, pewnego wakacyjnego popołudnia, siedziałam z szefową na drugiej zmianie. Kiedy do naszego biura przyszedł klient, był naprawdę załamany. Usiadł przed nami i właściwie na samym początku powiedział proszę, pomóżcie i naprawcie to. Nazwijmy go panem Damianem.
Kontrola Urzędu Skarbowego i zablokowane konta
Pan Damian powiedział nam, że ma kontrolę z Urzędu Skarbowego. Urząd sprawdza jego firmę. Konta są poblokowane. Możliwości działania ma coraz mniej. A poprzednia księgowa robiła korekty do korekt, które wcale nie były lepsze od poprzednich. W dodatku od jakiegoś czasu urwał się z nią kontakt. Pan Damian próbował się z nią skontaktować na wszystkie możliwe sposoby. Tymczasem Urząd Skarbowy czekał. Potrzebował odpowiedzi, wyjaśnień i przede wszystkim poprawionych deklaracji oraz plików JPK VAT.
Do poprawy były 4 lata księgowości
Urząd oczekiwał korekt aż czterech lat wstecz. Zapytałyśmy pana Damiana, czy ma dokumenty z poprzednich lat. Spojrzał na nas jeszcze bardziej załamany i cicho odpowiedział. Wszystko miała poprzednia księgowa. U siebie miał prawdopodobnie dokumenty z jednego, może dwóch lat. I wtedy padło pytanie. Co ja mam teraz zrobić? Kontaktu z poprzednią księgową nie było. Urząd Skarbowy czekał na prawidłowe pliki. A przed nami siedział przedsiębiorca, który był przekonany, że jego księgowość jest prowadzona prawidłowo. Bo przecież od tego właśnie była księgowa.
I właśnie wtedy jeszcze nie wiedziałyśmy, co tak naprawdę zostaniemy w plikach. Nie wiedziałyśmy, czy problem wynikał z braku wiedzy, doświadczenia, czasu, czy może z czegoś jeszcze innego. Tego miałyśmy się dowiedzieć dopiero później. Na początku uprzedziłyśmy pana Damiana, że zadanie będzie trudne i czasochłonne. W tamtych latach w branży budowlanej obowiązywały inne zasady rozliczania podatku VAT. Pojawiało się m.in. odwrotne obciążenie dotyczące określonych materiałów.
Czyli nie wystarczyło po prostu otworzyć program i zacząć poprawiać dokumenty. Trzeba było najpierw wiedzieć, jakie przepisy obowiązywały w konkretnym roku i w konkretnym okresie. Powiedziałyśmy panu Damianowi wprost. To będzie trudne zadanie, ale nie jest niemożliwe. Spróbujemy to uporządkować. Poprosiłyśmy go, żeby przyniósł nam wszystko, co ma. A jednocześnie powiedziałyśmy mu, żeby umówił się w Urzędzie Skarbowym i poprosił o wydanie plików JPK VAT, które urząd posiadał w swojej dokumentacji.
Pan Damian wziął pendrive’a i poszedł do urzędu. Na szczęście trafił na osobę, która mu pomogła. Dostał wszystkie pliki z czterech kontrolowanych lat. I kiedy je wgrałyśmy do naszego systemu, pojawił się pierwszy promyk nadziei. Bo wreszcie mogłyśmy zobaczyć, co faktycznie zostało wysłane do urzędu. To była połowa sukcesu.
W międzyczasie odezwała się również poprzednia księgowa. Panu Damianowi udało się odzyskać od niej resztę dokumentów. I nagle miałyśmy już coś, od czego można było zacząć. Były dokumenty. Były rejestry. Były pliki JPK wysłane do urzędu. Było więc co sprawdzać, porównywać i weryfikować. A Urząd Skarbowy, dzięki złożonym przez pana Damiana pełnomocnictwom, zaczął kontaktować się bezpośrednio z nami.
Pani z urzędu zaczęła dzwonić i pytać o korekty JPK. I wtedy zaczęła się właściwa praca. Wzięłam pierwszy segregator i zaczęłam sprawdzać dokumenty z rejestrami. Po kilku godzinach, po przeanalizowaniu tego pierwszego miesiąca, razem z szefową miałyśmy już pewność, że problem jest dużo większy niż mogło się początkowo wydawać. Okazało się, że ze względu na przepisy obowiązujące wtedy przy odliczaniu VAT-u w przypadku części faktur zakupowych, szybciej i bezpieczniej będzie wprowadzić je do systemu od nowa, zamiast próbować poprawiać każdy dokument, który wcześniej został błędnie zaksięgowany.
Faktury kosztowe i sprzedażowe były w dużej mierze poprawne. Najwięcej pracy wymagały dokumenty zakupowe. I tutaj pojawiło się kolejne wyzwanie. Musiałam nauczyć się przepisów dotyczących konkretnych zagadnień z każdego roku, który poprawiałyśmy, bo przepisy w tamtym okresie zmieniały się dynamicznie. A ja wtedy jeszcze nawet nie pracowałam wcześniej w księgowości na tyle długo, żeby móc powiedzieć pamiętam jak to wyglądało 4 lata temu. Nie. Musiałam wrócić do przepisów obowiązujących w tamtym czasie, przeanalizować je, nauczyć się ich i dopiero na tej podstawie podejmować decyzje. W tym momencie wiedziałyśmy już, że to nie będzie praca po godzinach.
48 miesięcy dokumentów, rejestrów i JPK VAT
Do poprawienia były 48 miesięcy księgowości. I to wcale nie była mała firma. Dokumentów było naprawdę dużo. Dlatego większość firm, które wtedy obsługiwałam, została przekazana moim współpracownikom. Nie dlatego, że nie chciałam ich prowadzić. Po prostu wiedziałam, że jeśli mamy dobrze wyprowadzić tę jedną firmę, muszę się na niej naprawdę skupić.
I tak zaczęła się praca. Miesiąc po miesiącu. Dokument po dokumencie. Po kilku dniach udało się wysłać pierwszy korekty. Za pierwsze półroczy. Pani z urzędu oczywiście również była pod presją czasu. Ona czekała na prawidłowe pliki już od miesięcy. A my musiałyśmy przygotować je możliwie jak najszybciej. Pan Damian czekał na rozwiązanie swojego problemu. Nie było więc dnia, żebyśmy nie były na linii z urzędem. Zwłaszcza po wysłaniu pierwszych korekt. Czekałyśmy na informację, czy wszystko się zgadza.
Pierwsze korekty zostały zaakceptowane przez urząd
I w końcu telefon. Pani z urzędu sprawdziła przesłane korekty. Dane zaczęły się zgadzać. Dostałyśmy zielone światło. Możemy w ten sposób korygować kolejne miesiące. I to był naprawdę ważny moment. Bo po tylu dniach sprawdzania, analizowania i poprawiania wreszcie wiedziałyśmy, że idziemy w dobrym kierunku.
Tylko pojawił się jeden problem. Korekty były prawidłowe. Urząd je akceptował. Ewentualne rozbieżności wyjaśnialiśmy na bieżąco. JPKI zaczęły się zgadzać. Tylko, że dla pana Damiana z każdą kolejną korektą pojawiała się coraz większa kwota do zapłaty. I właściwie trudno się temu dziwić. Firma przecież przez te lata się rozwijała. Z roku na rok była coraz większa. Więcej dokumentów, większe obroty, więcej transakcji. A my odkryłyśmy kolejne nieprawidłowości.
60 tysięcy złotych VAT-u plus odsetki
W końcu wszystko zostało poprawione. I wtedy poznaliśmy ostateczny wynik. Do Urzędu Skarbowego trzeba było dopłacić około 60 tysięcy złotych VAT-u plus odsetki. Pan Damian znowu był załamany. Tym razem jednak był załamany z zupełnie innego powodu. Nie dlatego, że nie wiedział, co zrobić. Nie dlatego, że musiał dopłacić. Tym razem zobaczył rachunek za błędy, które przez lata popełniano w jego księgowości.
Z drugiej strony był nam bardzo wdzięczny. Bo po raz pierwszy od dłuższego czasu wiedział, że jego księgowość jest uporządkowana, dokumenty są sprawdzone, a Urząd Skarbowy ma prawidłowe dane. I wtedy powiedział coś, co zapamiętałam. Pan Damian powiedział wprost. Zaufanie do księgowości to jedno, ale sprawdzanie i weryfikowanie też są ważne.
I dodał, że on przecież nie zna się na księgowości. Po to znalazł księgową, po to jej zaufał, żeby ktoś, kto się na tym zna, dopilnował wszystkiego. I trudno się z nim nie zgodzić. Przedsiębiorca nie musi być księgowym, nie musi znać wszystkich przepisów, nie musi wiedzieć, jak zaksięgować każdą fakturę. Od tego jest specjalista.
Dlaczego warto kontrolować swoją księgowość?
Ale ta historia nauczyła nas czegoś bardzo ważnego. Zaufanie jest podstawą współpracy, ale kontrola i zainteresowanie tym, co dzieje się w firmie, również są bardzo potrzebne. Bo problem często nie pojawia się nagle. On może narastać miesiącami albo latami, tak jak w tym przypadku. A kiedy w końcu wychodzi najaw, może się okazać, że nie mówimy już o jednej błędnej fakturze, tylko o czterech latach księgowości i dziesiątkach tysięcy złotych. Dlatego jeśli jesteś przedsiębiorcą, nie musisz znać się na księgowości, ale warto wiedzieć, co dzieje się z księgowością Twojej firmy.
Warto pytać, warto sprawdzać. I przede wszystkim warto reagować wtedy, kiedy coś zaczyna budzić wątpliwości. Bo najlepszym momentem na sprawdzenie księgowości nie jest wtedy, kiedy przychodzi kontrola z Urzędu Skarbowego, tylko dużo, dużo wcześniej, jak pojawiają się pierwsze wątpliwości co do prawidłowości. Czasami jedna rozmowa, jedno pytanie albo jedna dodatkowa weryfikacja może uchronić firmę przed problemem, który po kilku latach będzie kosztował dziesiątki tysięcy złotych.
A historia Pana Damiana na szczęście miała dobre zakończenie. Księgowość została uporządkowana, korekty zostały zaakceptowane przez Urząd, a on w końcu wiedział, na czym stoi. I chyba właśnie o to w dobrej księgowości chodzi. Nie o to, żeby nigdy nie pojawił się problem. Nie o to, żeby nie płacić podatków. Bo problemy się zdarzają. Podatki trzeba płacić. Tylko o to, że kiedy już się pojawiają problemy, wiedzieć co zrobić, wziąć odpowiedzialność i doprowadzić sprawę do końca.
Masz wątpliwości dotyczące swojej księgowości? Skonsultuj je z nami
Jeżeli nie masz pewności, czy Twoja księgowość jest prowadzona prawidłowo, pojawiły się zaległości, błędy, korekty albo kontakt z Urzędem Skarbowym — nie warto czekać, aż problem stanie się większy. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym Omega i umów się na konsultację. Przeanalizujemy sytuację, wskażemy możliwe rozwiązania i pomożemy uporządkować księgowość krok po kroku. Umów konsultację z Biurem Rachunkowym Omega i sprawdź, na czym naprawdę stoi Twoja firma.
🌐 biuro-rachunkowe-omega.pl
📧 biurorachunkoweomega@wp.pl
📞 +48 571 025 121
